Ret Mektubu Nasıl Yazılır? Adayları Reddederken Yapılacaklar & Yapılmayacaklar

İster küçük bir startupta ister büyük bir şirkette işe alım yapın, mülakat süreçleri zorlu olabilir. Tüm iyi niyetinizle yola çıkıp adil mülakatlar gerçekleştirseniz bile herkes son filtreden geçemeyebilir. Bu da sizi, başvuruları filtrelemenin talihsiz bir sonucu olan ret mektubu yazma göreviyle baş başa bırakır. Peki, profesyonel çizgiden kopmadan veya kimsenin duygularını incitmeden bir ret mektubu nasıl yazılır? İşte garip durumlara veya kırgınlığa yol açmayan bir ret mektubunu yazmak için bazı ipuçları.

Reddetme nedenleri konusunda açık ve net olun

Ret mektuplarının resmiyeti değişebilir ancak bu mektuplar her zaman reddetme nedenini içermelidir. Adayın mülakat yapılan pozisyona dair detaylarını açıklamak için yeterli yeriniz olmasa da adaya boş yere umut vermemek adına en baştan açık ve net olun. Yetersiz beceriler, istihdam sırasında şirkette mevcut bulunmama veya kültürel uyumsuzluk gibi nedenlerle reddedilen adaylar bu bilgileri alarak iş arayışlarına devam edebilirler. Herhangi bir neden belirtilmeyen ret mektupları adayların neyi yanlış yaptıklarını sorgulamalarına neden olur ve bu da can sıkabilir. Konuşma ne kadar garip olursa olsun, konuşmayı yapmak adayı kafası karışık ve üzgün bir halde bırakmaktan çok daha iyidir.

Kaba veya profesyonellikten uzak davranmayın

Reddetmek hiçbir zaman eğlenceli veya kolay değildir. Hatta bazı durumlarda çok sevdiğiniz biri söz konusu olduğunda bunu yapmak daha da zor olabilir. Ret mektubunda hoş şeyler yazmak ve mektubu göndermekten tamamen kaçınmak isteyebilirsiniz ama bu profesyonel değil ve adayın üzülmesine yol açabilir. Bir kişinin teklif aldığını düşünüp, daha sonra işinden ayrılıp veya hayatında büyük bir değişiklik yapıp aslında reddedildiği bir durumdan kaçının. Bu sadece profesyonellikten uzak olmamakla birlikte aynı zamanda adayların işin peşinden koşmak istemesi durumunda hukuki sorunlara da yol açabilir. Yüz yüze mülakattan önce telefon mülakatı yapan şirketler için konuşmaya dalmak ve profesyonellikten uzaklaşmak daha kolaydır. Ret mektubunda zayıf olma konusunda dikkatli olun. Bilgisayar tarafından yazılan bir ret mektubu gibi sert ve duyarsız olmak istemeseniz de işleri olmadığı bir biçimde de göstermemeniz gerekir.

Kısa ve öz tutun

Mümkünse ret mektuplarını kısa ve öz tutun. Reddetme konusunda açık olmaktan uzak duramasanız bile roman yazmanıza veya çok detaylı açıklama yapmanıza gerek yok. Ret sebebinizi haklı çıkarmanız gerekiyorsa bunu da kısa bir şekilde ve profesyonelliğin dışına çıkmadan yapın. Örneğin “beklediğimizden daha fazla kalifiye başvuru aldık” demek isteyebilirsiniz. Reddetmek için birden fazla nedeniniz varsa bunların hepsinin göreceli olarak kısa ve öz olduğundan emin olun. Reddetme nedeniyle ilişkili olmayan çok fazla bilgiyi sağlamaya çalışırsanız adayın kafası karışabilir ve ona çok fazla bilgi verdiğinizi hissedebilir. Ret mektupları her iki taraf için de rahatsız edici olabilir. Bu nedenle mektubu kısa tutun. Ret sebebinizi haklı çıkarmanız gerekirse bunu kısa bir şekilde ve gereksiz detaylar vermeden yapın.

Adayın hala istendiğini bilmesini sağlayın

Adayı başvurduğu pozisyon için işe almıyor olsanız bile, bu aday diğer açık pozisyonlar için hala iyi bir seçenek olabilir. Adaya farklı bir pozisyon önermek zorunda olmasanız da adayın hala şirkette istendiğini bilmesini sağlamak yardımcı olabilir. Eğer farklı bir pozisyon için iyi bir adaysa ancak pozisyon mevcut durumda açık değilse bu adaya dönemsel sözleşme veya freelance pozisyonu önermeyi düşünün. Bunu yapmak bu kişiyi ekibimizde tutmanıza yardımcı olabilir ve aday için de bir nevi teselli ödülü olabilir. Adaya farklı bir pozisyon önermeye karar verirseniz, sözleşme detayları, çalışma saatleri ve diğer bilgiler konusunda açık olduğunuzdan emin olun. Adayın herhangi bir bağlılık göstermeden önce sunduklarınızın tamamen farkında olduğundan emin olun.

Boş yere ümit vermeyin veya pazarlık yapmayın

Boş yere ümit vererek ret mektubunu yumuşatmaya veya daha makul hale getirmeye çalışmayın. Aday belirli bir pozisyon için başvurdu ve başvuru sonucunda ya kriterleri karşılamadı ya da diğer başvuran adaylar bu adayın önüne geçti. Ret mektubu konusunda pazarlık yapmak veya işleri yumuşatmak, nihayetinde adayın üzülmesine sebep olabilecek boş ümitler verebilir. Adaya başka bir şey sunamayacaksanız, ret mektubunda bunu söyleyin ve bu konuda dürüst olun. Pazarlık yapmayın veya ret mektubunu yumuşatmaya çalışmayın. Mektubun arkasında durun ve dürüst olun. Adaya herhangi bir pozisyon öneremeyecekseniz, bu konuda dürüst olun ve boş yere ümit vermeyin.

Adaya teşekkür etmeyi unutmayın

Aday yeterince kalifiye olmasa da veya pozisyon için çok kötü bir seçenek olsa da bu aday zamanını ayırarak başvuru yaptı ve mülakata geldi. Yani aday çaba gösterdi ve başvuru üstünde detaylı olarak düşündü. Pozisyon için iyi bir aday olup olmamasından bağımsız olarak adaya başvurusu için teşekkür edin ve mülakata ayırdığı süreyi takdir ettiğinizi bilmesini sağlayın. Ret mektubunu sonradan aklınıza gelen bir düşünce olarak ele almayın. Adayın işi neden almadığını tam olarak anlayarak ayrılmasını sağlayın, ancak adaya zamanı, çabaları ve enerji için teşekkür ettiğinizden emin olun. Adaya başka bir tavsiyede bulunacak zamanınız olmayabilir ama adayın ayırdığı zamanı ve gösterdiği çabayı takdir etmeyi unutmayın.

Sonuç

Bir adayı reddetmeniz gerektiğinde durumu ele almanın harika bir yolu olmasa da bu durumu daha az garip hale getirecek yollar vardır. Reddetme konusunda açık olun, ret mektubunu kısa ve öz tutun ve adaya başvuruda bulunduğu için teşekkür etmeyi unutmayın. En önemlisi, adayı aklınızda tutmayı unutmayın. Ret mektubunun tüm iletişimi o noktada sonlandırmasına izin vermeyin. Adaya adayın ayırdığı zamanı takdir ettiğinizi ve iletişimde kalmak istediğinizi gösterin. Eğer bu ipuçlarını takip ederseniz, yazdığınız ret mektuplarının açık ve net olacağından emin olabilirsiniz.

Blogumuza Abone Olun

En son İK haberleri, ipuçları ve hizmetleri ile güncel kalın.

İşe Alımın Geleceği Tam da Burada. Peki Siz Var Mısınız?

Humansuite, işe alım alanında nelerin mümkün olabileceğini yeniden tanımlıyor. Büyümenizi planlarken, bir yandan hem zaman ve enerjiden ve de maliyetlerden tasarruf etmek istiyorsanız, doğru yerdesiniz! Ücretsiz demo ve danışmanlık almak için üye olun ya da sunduğumuz hizmetleri öğrenmek için bizimle iletişime geçin.