Ret Mektubu Nasıl Yazılır?

Bir iş başvurusu ya da iş görüşmesi sonrasında ret edilmek herkes için hoş olmayan bir durumdur. Özellikle gerçekten çok istediğiniz bir iş pozisyonu için ret edilmek ve bunu kabul etmek çok daha zor olabilir. Bu durumda adaylara ret mektubu ile iletilen geri dönüşlerde de dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Adayları ret ederken yapılması gerekenler ve yapılmaması gerekenler gibi bazı detaylara özen gösterilmelidir. Bir ret mektubunun oluştururken bu detayları bilmek yönetimdeki görevinizde oldukça önemlidir. Yazımızın devamında bu detaylarda söz etmeye başlayabiliriz:

Ret Mektubu Nedir?

Ret mektubu, bir çalışanın talebini reddetmek için yazdığınız bir mektuptur. Örneğin, bir zam, terfi, transfer, tatil veya istihdam talebini reddedebilirsiniz. Bir başvurunun ret nedenini açıklayan bir ret mektubu ile resmi bir ret gerekmektedir. Reddetme mektupları resmi ve olumlu bir ton oluşturur ve dilde basit, özlü ve arkadaşça olabilir. Genellikle kısa olmalarına rağmen, nedenine bağlı olarak değişebilirler. 

Ne zaman ret mektubu yazmalısınız?

Bir ret mektubu yazmanızı gerektirebilecek birçok neden vardır. Örneğin departman veya şirket, çalışanın talep ettiği kaynaklara sahip olmayabilir veya talep doğru zamanda gelmeyebilir. İşte ret mektubu yazmanıza neden olabilecek bazı senaryolar: 

• Bütçenizi zaten belirlediniz. Bir süre sonra da çalışanlarınızdan biri sizden zam isteyebilir. Artışa hayır demek zor olsa da zaten bir bütçe ayırdığınız için zam talebini kabul etmek için geç olabilir. 
• Bir süre şirketinizde çalıştıktan sonra bazı çalışanlarınız sizden terfi isteyebilir. Bir çalışan terfi sorumluluklarını yerine getirebilse bile, bir departmanda fazla personel ve diğerinde yetersiz personel olması şirketinize genel olarak fayda sağlamayabilir. 
• Bir çalışanın başka bir departmana veya şubeye geçiş talebi, hem sizin hem de diğer amirlerin onayını gerektirir. Çalışanı devretmeyi kabul etseniz bile, başka bir yönetici devri kabul etmezse yine de bir ret mektubu yazmanız gerekebilir. 
• Bir çalışan,  departmanda iş akışı olduğu gibi uygunsuz bir zamanda izin talep edebilir. Uzun bir süre için ayrılırlarsa, bu kaçınılmaz olarak ekiplerindeki diğer herkes için daha fazla iş anlamına gelir. Bu nedenle, isteklerini reddetmeniz gerekebilir. 

Ret Mektubu Yazarken Yapılması Gerekenler

 1. Talebi tekrar edin: 

Gereksiz karışıklığı önlemek için çalışanınızın talebini birkaç kısa cümleyle tekrarlayın. Çalışanınız muhtemelen haftalar veya aylar önce talepte bulunduğundan, bunu tekrarlamak, feragatnameyi gönderdiğinizde hem size hem de onlara hatırlatacaktır. Çalışan mektubu gönderdikten sonra arzunun değişmesi de mümkündür. Sonuç olarak, talebi tekrar etmek, mektubunuzun içeriğini daha iyi anlamalarına yardımcı olacaktır. 

 2. Spesifik olun:

Reddetmek için belirli bir neden belirtin. Çalışanlar, taleplerini neden görmezden geldiğinizi açıklarsanız,  mektubunuzdan ve bir yönetici olarak sizden daha memnun olabilirler. Örneğin, bir çalışana başka bir yöneticinin talebini reddettiğinizi ve durumun tamamen kontrolünüz dışında olduğunu söylerseniz,  talebini neden reddetmeniz gerektiğini anlayabilirler. 

 3. Mümkünse alternatif önerin: 

Mümkünse, reddedildikten hemen sonra çalışanın talebine alternatif bir çözüm önerin. Örneğin, bir çalışan ekibe, departmana veya şirket takvimine uymayan bir izin istediyse, uygun bir tarih önermeyi düşünün. Önerilen tarihi olan bir mektup yazacaksanız, takvime yazın. 

4. Kibar ve profesyonel kalın:

Çalışanınızla iyi bir ilişki sürdürmek için düşünceli ve profesyonel bir ret mektubu yazın. Ayrıca kısa ama mümkün olduğunca ayrıntılı tutun ki reddettiğinizi anlasınlar. Kolaylaştırmak için mektubunuzda samimi bir ton kullanın. 

5. Bilgilendirici bir konu oluşturun:

Ret mektubunuzu gönderirken, başvuranın gelen kutusuna dikkat çeken basit bir konu satırı yazın. Bu, e-postanın amacını bilmeleri için şirketinizi ve unvanınızı içerebilir. 

6. Onlara artık 

Pozisyonu için onları düşünmediğinizi söyleyin. Sonraki cümle,  onlarsız çalışacağınızı açıkça belirtmelidir. Mektubun amacı budur, bu nedenle başvuranın hızlı bir yanıt alabilmesi için bu bilgileri e-postanın başına eklemek genellikle en iyisidir.

7. Niteliklerinizin olumlu yönlerini vurgulayın:

Aday üzerinde iyi bir izlenim bırakmak için aday hakkında beğendiğiniz bir veya iki özelliği seçin. Bu olumlu yönleri tanımak, ileriye dönük vurgulayabilecekleri güçlü yönleri daha iyi anlamalarına da yardımcı olabilir. 

8. Gelecekteki fırsatlar için onları düşündüğünüzü açıklayın: 

Adayın şirketinizin ortamına ve kültürüne uygun olduğunu düşünüyorsanız, gelecekteki fırsatlar için onları değerlendirmek istediğinizi açıklayın. Onları farklı bir role koymak istediğinizi söylemek, onlarla bağlantı kurmanın ve aynı zamanda mektubun tonunu olumlu tutmanın iyi bir yoludur. 

9. Daha fazla işe başvurmaları için onları cesaretlendirin:

Adayları ilgilendikleri daha fazla işe başvurmaya teşvik ederek bir bağlantı oluşturun. Bu, adayı işinize katılmalarını istediğinize ikna etmenin başka bir yoludur. 

 10. Olumlu bir notla ilgili sonuç:

Sonucunuz, ret mektubunuzdaki başvuru sahibi üzerinde yapabileceğiniz son izlenimdir. Bir veya iki cümle ile adaya zaman ayırdığı için tekrar teşekkür edin ve çabalarında başarılar dileyin.

Ön Yazı Şablonları:

Bu kapak mektubu şablonuyla kendi ret mektubunuzu oluşturun: 

( Çalışan Adı )

( Çalışan Adresi )

( Soyadı ) 

 ( İlk cümlede, talebi ve bunu nasıl takdir ettiğinizi açıklayın. Kararınızı verirken göz önünde bulundurduğunuz bazı faktörlerden bahseden kısa bir paragrafla devam edin. ) 

( Çalışanın talebini kibarca ve resmi olarak reddedin. Taleplerine neden uymadığınızı açıklayan kısa bir paragraf ekleyin ve gerekirse daha fazla açıklayın. Alternatif bir çözüm eklemeyi düşünün. )

 ( Onlara zaman ayırdıkları için de teşekkür edebilirsiniz. )

 Saygılarımızla 

 [ Adınız ]